El Grupo de Gestión Inicial de Casos (GIC) sigue una metodología estructurada que permite gestionar los casos desde su recepción hasta su posible derivación a otras instancias. La correcta clasificación de la información en las etapas iniciales es clave para definir la ruta de acción más adecuada, considerando si la información proviene de denuncias, inteligencia, oficios, iniciativas investigativas, compulsas de copias o requerimientos de direcciones especializadas. Un aspecto fundamental en este proceso es determinar si la información recibida ya cuenta con una noticia criminal asociada o si requiere la apertura de una nueva.
Fase 1: Recepción y Clasificación de Información
El primer paso es el registro y organización estandarizada de la información a través del Sistema GIC. Los servidores encargados recopilan datos clave, como el tipo de ingreso, canal de recepción, remitente, lugar de los hechos y personas relacionadas. Este registro garantiza la trazabilidad de cada caso y facilita su análisis posterior.
Fase 2: Verificación
En esta etapa, se valida la pertinencia e integridad de la información mediante consultas en bases de datos internas (SPOA, SIDED, Watson, HYDRA, entre otras). Se identifican posibles conexiones o duplicidades y se determina si el caso cumple con los criterios para continuar en el proceso. Si la información es insuficiente o no cumple con los requisitos, se procede a su inadmisión, remisión o archivo, conforme a los lineamientos del despacho fiscal y la Dirección Especializada correspondiente.
Fase 3: Labores Investigativas y Análisis
Una vez validada la información, se profundiza en su análisis a través de investigaciones en fuentes abiertas y verificaciones de campo realizadas por la Policía Judicial y el despacho fiscal. El objetivo de esta fase es consolidar un informe no penal que evalúe el caso y defina la mejor ruta procesal a seguir. Para casos complejos o interconectados, se pueden convocar mesas de articulación interinstitucional con el fin de coordinar estrategias y optimizar la gestión investigativa.
Fase 4: Remisión
Concluidas las labores investigativas, se emite una recomendación final sobre la disposición del caso. Se puede optar por archivarlo, inadmitirlo, remitirlo por competencia, acumularlo por conexidad o asignarlo a una Dirección Especializada para la generación de un nuevo radicado. Durante este proceso, se define el nivel de relevancia del caso (normal o alto) según criterios establecidos, y se deja constancia de la decisión mediante una justificación por parte del Fiscal responsable.
Fase Transversal: Retroalimentación y Seguimiento
Como parte del proceso, se realiza un seguimiento continuo mediante informes semanales que evalúan el estado de los casos y las acciones tomadas. Este sistema de retroalimentación permite identificar oportunidades de mejora en la gestión documental y operativa, asegurando la optimización del flujo de trabajo dentro del GGIC y una mayor efectividad en la actuación penal.
